Офисы открытых пространств или опенспейсы начали активно использоваться с середины 20 века. В Россию они пришли с Запада и все больше востребованы отечественными компаниями.
Основные идеи открытого рабочего пространства – простой контроль над персоналом, экономия площади и затрат на ее аренду, легкое взаимодействие между сотрудниками и быстрая адаптация новичков, создание корпоративного духа и демократичности в отношениях.
Первоначально такой офис представлял собой огромное помещение, в котором рабочие места находились практически вплотную друг к другу и отделялись небольшими перегородками. Работники не могут не испытывать дискомфорт при такой организации труда, что сказывается на их производительности.
Помимо несомненных достоинств и экономической выгоды работодателя офисы open space имеют ряд существенных недостатков. Постоянные телефонные звонки и переговоры создают в помещении повышенный уровень шума. В такой атмосфере трудно сосредоточиться. Работники могут испытывать стресс в отсутствии личного пространства. Возможно возникновение конфликтов из-за незначительных мелочей, в том числе разных предпочтений к температуре и проветриванию помещения. В условиях длительного скопления большого числа людей в одном пространстве высок риск быстрого распространения вирусных заболеваний.
Современные открытые рабочие пространства претерпели серьезное развитие и трансформацию. В первую очередь в открытых пространствах отказались от перегородок и перешли к зонированию согласно специализации сотрудников. Сегодня в офисах open space предусмотрены переговорные комнаты для конфиденциальных встреч и телефонных звонков. Организуются комнаты отдыха и кухонные зоны, где можно уединиться, перекусить и выпить чашечку кофе.
В наше время многие компаний перевели свой персонал на полную или частичную удаленную работу. Большинство сотрудников приветствуют работу на удаленке, 73% из них готовы работать в офисе 2-3 дня в неделю. Это дает возможность работодателю отказаться от закрепления за сотрудником рабочего места. Сэкономленную площадь можно использовать для создания индивидуальных зон и повышения комфортности офиса.
Работа в открытых пространствах больше подходит молодежи, работникам творческих профессий и персоналу, работающему в команде. Люди пожилого возраста больше предпочитают работать в отдельных кабинетах. Формат опенспейс не подходит специалистам в области юриспруденции и работникам бухгалтерии. Большой объем работы с конфиденциальной информацией и документацией не приветствуется в открытых пространствах.
Психологи и специалисты по охране труда дают ряд советов работодателям и сотрудникам, как уменьшить негативные стороны open space, повысить комфорт и производительность.
- Работодатели при организации рабочих мест в первую очередь должны придерживаться Трудового кодекса РФ и норм СанПиН.
- Не рекомендовано стандартизировать рабочие места. Следует использовать перегородки и выбирать их вид исходя из потребности изоляции. Дать возможность работнику самому организовать удобное место.
- Правильно организовать общие зоны. Совместные обсуждения удобно вести за большим столом. Комнаты отдыха и обеденные зоны размещаются вблизи основного рабочего пространства. Для зонирования хорошо использовать живые растения, снижающие стресс и создающие благоприятную атмосферу.
- Необходимо утвердить правила поведения. Запретить громкие разговоры и музыку в рабочей зоне. Использовать внутренние чаты для переговоров между сотрудниками.
- Руководителям стоит разместить свои рабочие места в общей зоне для полноценного контроля и создания тесного взаимодействия с персоналом.
- Сотрудникам для снижения шума стоит перевести телефоны в режим вибрации. Для разговора по телефону использовать выделенные для этого зоны. Переговоры с коллегами вести вполголоса, использовать корпоративный чат.
- Не рекомендовано злоупотреблять парфюмерией или принимать пищу на рабочем месте. Посторонние запахи могут раздражать коллег и привести к конфликтной ситуации.
- Для сохранения личного пространства можно удачно расположить на рабочем месте книги и различные мелочи. При необходимости сосредоточиться – использовать наушники.
- Недопустимо приходить на работу в состоянии недомогания и с признаками ОРВИ. Следует договориться о режиме проветривания с целью снижения риска заболеваний.
Психологи отмечают, что люди без невротических особенностей довольно быстро и безболезненно вписываются в работу в открытых пространствах. У интровертов и тревожных личностей такой формат будет вызывать дискомфорт, поэтому им стоит выбирать другие условия труда.
